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Plataforma de Administración Electrónica

La plataforma de Administración Electrónica GESTIONA, que elegió el Ayuntamiento de Deleitosa para implementar la administración electrónica, incluye las siguientes funcionalidades:

Gestión de Expedientes

Sede Electrónica

Gestiona incorpora un módulo de registro que permite tramitar desde una misma herramienta las entradas y salidas, tanto telemáticas como manuales. Además, se trata de una aplicación “multioficina” que permite crear tantas oficinas auxiliares como sean necesarias.

El módulo de registro permite la distribución de los documentos entre las distintas unidades administrativas, que pueden abrir un nuevo expediente que incluya una copia de los documentos de la anotación o bien incorporar los documentos recibidos a un expediente abierto.

La aplicación también permite generar salidas directamente desde el expediente y, en el caso de notificaciones telemáticas, envía un aviso al interesado para que acceda a través de la sede electrónica a su buzón personal y descargue el documento, dejando constancia de la fecha efectiva de notificación.

El módulo de registro está totalmente adaptado a los requisitos estándar SICRES v.3, garantizando así la consistencia a efectos de cómputo de plazos en los documentos presentados por Convenios Marco de Ventanilla Única.

Además, el registro es compatible con sistemas de impresión de pegatinas adhesivas y con sistemas de digitalización segura de documentos, permitiendo de forma muy sencilla el ejercicio de la compulsa electrónica.

El catálogo de procedimientos se adapta progresivamente a los últimos cambios legislativos y novedades jurisprudenciales.

A nivel interno, el ayuntamiento establece qué documentos desea que conformen el procedimiento, modifica las plantillas ofrecidas y se beneficia de la función de fusión de datos básicos del expediente con cualquier documento generado, ahorrando así el valioso tiempo que suele perderse en una tarea mecánica.

A nivel público, el ayuntamiento determina qué procedimientos desea mostrar en la sede electrónica, así como cuáles serán las acciones a disposición de los ciudadanos en cada uno de los trámites:

Ficha informativa, que el ayuntamiento puede personalizar para dar información precisa a los vecinos sobre para qué sirve el trámite, cómo presentar la solicitud, qué tributos se aplican… Instancia de presentación normalizada, también personalizable, que los ciudadanos pueden descargar y rellenar para entregar en ventanilla.
Tramitación electrónica para permitir a los vecinos presentar solicitudes telemáticas sin desplazarse de sus hogares tras haberse identificado con un certificado digital.

Con Gestiona, cualquier usuario del ayuntamiento puede realizar todas estas acciones sin que sean necesarios conocimientos especializados de informática, evitando así las molestias, retrasos y costes asociados a la dependencia de terceros externos.

En la gestion de ayuntamientos los datos de los terceros relacionados con expedientes y anotaciones de registro se almacenan en una ficha que se incorpora a una base de datos común a los distintos módulos que, en sintonía con el modelo de ayuntamiento colaborativo, los usuarios de la entidad podrán posteriormente utilizar y modificar. La entidad dispone así de una base de datos permanentemente actualizada y nutrida por distintas áreas y departamentos, de la que todos pueden beneficiarse al no tener que introducir de nuevo datos de terceros previamente registrados.

El identificador principal de la base de datos de terceros es el DNI/NIF/NIE/CIF, si bien es también posible realizar búsquedas por otros criterios, como nombre y apellidos, permitiendo trasladar los datos de cualquier tercero registrado a los expedientes con un solo clic, sin tener que completarlos a mano. La ficha del tercero incluye información sobre el medio de notificación elegido por defecto (papel o telemático), aunque podrá modificarse ex profeso en cada expediente o registro de salida.

La administracion documental de Gestiona permite además la combinación de datos de terceros con distintas plantillas, lo que resulta especialmente útil y rápido cuando un mismo documento se dirige a varios destinatarios. Del mismo modo, con Gestiona es posible dar salida a uno o varios documentos dirigidos a uno o más destinatarios con tan solo seleccionarlos. Gestiona es la solución para la gestion de documento.

En el entorno tecnológico actual tanto los sistemas operativos como las aplicaciones empleadas para crear documentos (procesadores de texto, hojas de cálculo, etc.) cambian a un ritmo vertiginoso, lo que tiene implicaciones trascendentales en la conservación de los documentos electrónicos a largo plazo.

Para garantizar la preservación de los documentos electrónicos, Gestiona utiliza el formato ISO 19005-1: PDF-A1/a, un estándar que garantiza la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados, así como la interoperabilidad de los sistemas de almacenamiento. Este formato, desarrollado con la participación de multitud de gobiernos, organismos y compañías de todo el mundo, cuenta con el respaldo de la comunidad internacional y en España viene avalado, entre muchos organismos, por el nuevo Boletín Oficial del Estado.

Los documentos en formato PDF-A1/a son independientes del dispositivo, autocontenidos, autodocumentados y están libres de restricciones, por lo que el acceso futuro a la información no queda comprometido. El expediente, una vez terminado, se archiva de acuerdo con las directrices de la Mesa de Trabajo de Archivos de la Administración Local y con los Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad, incorporando un índice y una portada adecuados a la vez que se folia.

Gestiona se complementa con un sistema de (re) firmado y sellado de tiempo que garantiza la custodia y preservación de los documentos firmados y que asegura su integridad con independencia de la evolución de los sistemas criptográficos.